5 consejos para teletrabajar de forma eficaz

La llegada y expansión de la COVID-19 ha supuesto un autentico reto para las empresas y sus trabajadores, si tenemos en cuenta que hasta hace algunos meses tan solo un 4% de los empleados trabajaban a distancia de forma habitual.

Para poner un poco de luz sobre este tema, ahora que sabemos que el teletrabajo ha llegado para quedarse, desde Grupo Quílez os vamos a dar algunos consejos para teletrabajar de forma eficaz y operativa. Coge un lápiz y ¡apúntalos todos!

  1. Tu actitud

Teletrabajar es como ir a la oficina. Por lo tanto, tu actitud debe ser la de un trabajo normal, es decir, te levantas, te vistes, desayunas y a trabajar. Obviamente en casa puedes vestir de forma más cómoda pero nunca uses el pijama o ropa de deporte.

  1. Prepara tu entorno de teletrabajo en casa

La mejor opción es contar con un espacio o habitación aislado, es decir, que lo uses exclusivamente para trabajar. Si es posible tener luz natural, una mesa alta y una silla ergonómica no notarás a penas el cambio.

  1. Tecnología, tu gran aliada

Puedes tener tu propio ordenador o uno facilitado por la empresa. Te resultarán muy útiles herramientas como Slack, Skype, Zoom o WhatsApp para mantener reuniones y conversaciones con el resto de trabajadores de la empresa. Para que las reuniones sean más eficaces ten siempre a mano unos auriculares y la webcam preparada. Por otro lado, la conexión a internet para poder acceder a los diferentes programas a y a la nube debe ser buena. ¡Revísalo!

  1. Planifica bien tu semana

Teletrabajar puede implicar en muchos casos que trabajes más horas de las habituales o que no llegues a desconectar del todo. Por ello, planificar la semana es importante para cumplir el horario laboral, conseguir realizar todas las tareas o llegar a los objetivos marcados, es decir, aprovechar el tiempo de forma eficaz.

Otro punto importante es realizar descanso cada hora y media, puedes intentar coincidir con otros compañeros y desconectar unos minutos.

  1. Comunícate mientras teletrabajas

Sin comunicación y sin acceso a la información es imposible que puedas realizar de forma adecuada tu trabajo. Por consiguiente, es necesario tener una comunicación bidireccional y transversal tanto con los compañeros como con los jefes.

Por otro lado, es fundamental comunicar solo cuando sea necesario, cuando se trate de un tema relevante.

Si sigues todos estos consejos, teletrabajar no te supondrá un dolor de cabeza, al revés, podrás aprovechar el tiempo al máximo y ser más eficiente y recuerda, una vez que termina el horario de trabajo, no olvides apagar el móvil y cerrar la puerta de tu nuevo despacho.

Aprobada la Ley del Teletrabajo

El pasado 22 de septiembre el Gobierno aprobó una ley para la regulación del teletrabajo en la que se establece que el teletrabajo será voluntario, reversible y que la empresa deberá cubrir los gastos asociados. Aunque estés trabajando a distancia tus derechos y deberes siguen siendo los mismos que los del resto de trabajadores.

Todas las condiciones que acuerdes con la empresa deben estar en un acuerdo por escrito y firmado por ambas partes. Este documento debe ser formalizado antes de tres meses.

Algunas medidas que también recoge esta ley es que se debe aplicar la obligación del registro horario, incluyendo inicio y salida del trabajo.

Como el teletrabajo está creando muchas dudas tanto a empresarios como empleados, en nuestra asesoría os podemos ofrecer el asesoramiento que necesitáis en estos momentos. ¿Vienes a vernos?

Hacienda: tipos y cuotas de las sanciones

¿Has presentado fuera de plazo una declaración a devolver? ¿No has comunicado el cambio de domicilio fiscal? Éstos son solo algunos ejemplos por los que Hacienda podría imponerte una sanción, sin tener en cuenta si fue un error o el acto se cometió de forma deliberada.

Una vez que Hacienda considera que has cometido una infracción, además de pagar lo que corresponde, te aplicarán una sanción que según las circunstancias estará calificada como una infracción leve, grave o muy grave.

Lo primero que debes saber es que para que Hacienda pueda imponerte una sanción es necesario que se cometa una infracción tributaria. Hacienda define como infracciones tributarias las acciones u omisiones que tengan carácter doloso o culposo que se encuentran contempladas y sancionadas dentro de la Ley 58/2003 de 17 de diciembre, en adelante.

En total son cinco los requisitos por los que Hacienda puede imponer una sanción:

  • Acción/omisión.
  • No cumplir las leyes.
  • La conducta infractora y la sanción deben estar recogidas en una ley.
  • Voluntariedad.
  • Culpabilidad.

Clasificación: Leves, graves o muy graves

Dentro de la normativa tributaria se señalan los parámetros que usa Hacienda para clasificar las infracciones en leves, graves y muy graves.

Una infracción que se considera leve puede subir de nivel hasta convertirse en muy grave, para establecer esta clasificación Hacienda se guía por tres parámetros:

  • Incorrecta administración de los libros de contabilidad. Un ejemplo de infracción sería falsear importes. Si en este caso el importe total de la infracción fuera entre el 10% y el 50% pasaría a considerarse grave, y muy grave sería a partir del 50%.
  • Facturas, documentos o justificantes falsos. Esta infracción es muy grave si el importe es mayor al 10% de la base de la sanción. Y sería solo grave si es por debajo del 10%.
  • Usar personas o entidades interpuestas que impidan conocer la verdadera situación de la empresa. Esta incidencia se considerará, en todo caso, muy grave.

Se considera infracción grave cuando la cuantía de la infracción supera los 3.000€ y más del 10% de esa cantidad se debe a la ocultación de datos. Las sanciones aplicables son entre el 50% y el 100% de la infracción.

En cuanto a las infracciones muy graves son todas aquellas en la que se utilicen medios fraudulentos o vengan de una infracción que se base en cantidades retenidas y el importe sea superior al 50% de la base de la sanción.

Autónomos: infracciones más habituales

No hacer bien las declaraciones trimestrales del IVA, no cumplir los plazos de presentación, no realizar las facturas correctamente son algunas de las infracciones más habituales que suelen cometer los autónomos y las cuáles están sancionadas por Hacienda.

Por ejemplo, las facturas emitidas por autónomos deben cumplir una serie de requisitos e incumplir algunos de estos o no conservar las facturas supondrá una multa mínima de 150€.

Si tienes cualquier duda o necesitas asesoría en Grupo Quílez somos asesores tributarios y laborales, trabajamos tanto con empresas como con particulares ofreciéndoles un asesoramiento de alta calidad en todos los temas relacionados con asesoría contable, fiscal y laboral.

Grupo Quílez reabre sus oficinas al público

Desde el lunes 11 de mayo GRUPO QUÍLEZ vuelve a abrir sus oficinas para prestar servicios de asesoría, gestoría y seguros. Con el fin de garantizar las máximas condiciones sanitarias se han establecido estas medidas de acceso a nuestras oficinas de Villar del Arzobispo y Llíria:

  • Acceso máximo de UNA persona.
  • Uso de mascarilla, mínimo quirúrgica.
  • Uso de guantes de nitrilo.
  • Desinfección de manos en la entrada.

La autoescuela permanece cerrada, pero puedes realizar cualquier consulta para preparar la vuelta a la normalidad a través de estas vías:

  • Teléfono: 96 272 01 42
  • WhatsApp: 615 65 79 50
  • Correo Electrónico: asesoria@grupoquilez.com – seguros@grupoquilez.com – autoescuela@grupoquilez.com

#EsteVirusLoParamosEntreTodos

¿Qué ocurre con las empresas que cierren por el coronavirus?

Empresas y trabajadores ya cuentan con una guía básica sobre cómo afrontar la epidemia del coronavirus. El Ministerio de Trabajo ha publicado una “Guía para la actuación en el ámbito laboral en relación al nuevo coronavirus” (que puedes decargar aquí) con el objetivo de facilitar la información necesaria sobre la aplicación de la normativa laboral en relación a las diferentes situaciones a las que puede enfrentarse tanto las empresas como los trabajadores.

Esta guía, recoge diferentes cuestiones como es el pago de las cotizaciones a la Seguridad Social si se diera el caso extremo de cierre temporal de la empresa al detectar un brote o riesgo grave e inminente de contagio.

En este caso, las empresas deben intentar prevenir cualquier riesgo laboral así como proteger la salud de sus empleados, por ello en algunas empresas se está llevando a cabo una paralización temporal de la actividad laboral. En el documento se aclara que esta decisión la pueden tomar tanto los dueños de las empresas como las personas que trabajan en la misma.

Según el Ministerio de Trabajo, las empresas no tendrán que pagar las cotizaciones a la Seguridad Social si interrumpen su actividad laboral o cierran su empresa de manera temporal, siempre y cuando, puedan acreditar el cierre por fuerza mayor.

Teletrabajo como medida preventiva

Esta medida que ya están ejecutando empresas de las zonas con mayor contagio, como Madrid o el País Vasco, puede adoptarse por acuerdo colectivo o individual. En cualquier caso, la decisión de implantar el teletrabajo como medida supletoria, requerirá:

  • Su configuración como una medida extraordinaria de carácter temporal.
  • Su adecuación en todo momento a la legislación laboral y al convenio colectivo aplicable.
  • Que su implantación respete los derechos del trabajador en materia de seguridad y salud.
  • Que la disponibilidad de medios tecnológicos a utilizar por los trabajadores de la empresa, su adquisición no deberá suponer un coste adicional para ellos.

Otra de las medidas preventivas que valora esta guía es proporcionar a los trabajadores toda la información necesaria sobre medidas higiénicas, como es lavarse las manos con frecuencia, no compartir objetos, ventilar el centro de trabajo, o la limpieza de superficies y objetos.

En este sentido, las empresas deberán poner a disposición de las personas trabajadoras el material higiénico necesario, y adoptar los protocolos de limpieza que fuesen precisos.

Suspensión total o parcial de la actividad por expediente de regulación de Empleo

Si la empresa se viese en la necesidad de suspender su actividad de manera total o parcial conforme a los mecanismos previstos en la normativa laboral vigente y por las causas contempladas en la misma -artículo 47 del Estatuto de los Trabajadores y Real Decreto 1483/2012, de 29 de octubre, por el que se aprueba el Reglamento de los procedimientos de despido colectivo y de suspensión de contratos y reducción de jornada.

  • Por causas organizativas, técnicas o de producción.
  • Por la escasez o falta total de aprovisionamiento de elementos o recursos necesarios para el desarrollo de la actividad empresarial.
  • Por un descenso de la demanda, la imposibilidad de prestar los servicios que constituyen su objeto o un exceso o acúmulo de productos fabricados, como consecuencia de la disminución de la actividad por parte de empresas clientes.

Suspensión total o parcial de la actividad sin tramitación de un expediente de regulación de empleo

En el caso de que la empresa afectada por alguna de las causas productivas, organizativas o técnicas no procediese a la comunicación de un expediente de regulación de empleo pero igualmente paralizarse su actividad, resultaría de aplicación lo previsto en el artículo 30 ET, de manera que la persona trabajadora conservará el derecho a su salario.

Despido por emergencia civil

Uno de los puntos que se tratan en esta guía elaborada por el Ministerio de Trabajo, es como proceder a los pagos en caso de interrupción completa de la actividad laboral. En este punto, Trabajo es claro y exonera a las empresas «del abono de las indemnizaciones en los casos donde se extinga el contrato por emergencia de protección civil». Unos pagos que corresponderán al Fondo de Garantía Salarial, con los límites legalmente establecidos.

En Grupo Quílez contamos con profesiones que pueden ofrecerte asesoramiento laboral si lo necesitas. ¿Hablamos?

Sociedades inactivas ¿qué obligaciones tienen?

Cuando hablamos de sociedades inactivas nos referimos a aquellas entidades que cesan su actividad sin proceder a su disolución, estás quedan en “stand by” a la espera de volver a reactivarse o liquidarse por completo. Pero, ¿merece la pena tener una sociedad inactiva?

Tener una sociedad inactiva no quiere decir que no tenga obligaciones, pues en realidad es una entidad que sigue existiendo y que tiene que cumplir un mínimo de obligaciones.

Comunicación
Si quieres dejar una sociedad inactiva lo primero es aprobarlo en una Junta General y después comunicar ante la Administración Tributaria el cese de la actividad económica a través del modelo 036 marcando la casilla 140 “Dejar de ejercer todas las actividades empresariales y/o profesionales (personas jurídicas y entidades, sin disolución, entidades inactivas)” e indicar la fecha efectiva del cese en la casilla 141. Este comunicado debe presentarse en el plazo de un mes desde la fecha de cese.

Como ves, cesar la actividad de una sociedad es muy sencillo, sin embargo liquidarla es más complejo, pues hay que realizar muchos trámites y además, no son gratis. Por ejemplo, algunos trámites que hay que realizar son: redactar el acta con el acuerdo de disolución, confeccionar el inventario, otorgar la escritura de extinción… entre otros.

Una vez que le has comunicado a Hacienda el cese la actividad de tu empresa no quiere decir que se acaben tus obligaciones:

Obligaciones Fiscales: IVA e Impuesto sobre Sociedades
Tras el cese de sociedad debes presentar la declaración del IVA correspondiente al último periodo de actividad y el correspondiente resumen anual de ese ejercicio. Es importante saber que a partir de la fecha de cese de la actividad ya no se podrán emitir facturas.

En cuanto al Impuesto sobre Sociedades, cualquier sociedad por el simple hecho de existir está obligada a presentarlo, ya que el propio modelo contempla la posibilidad de realizarlo sin actividad económica. Si la sociedad está inactiva debes marca la casilla 026. Al marcar esta casilla sólo se puede rellenar el balance. No se tiene acceso a la cuenta de Pérdidas y Ganancias porque durante la inactividad no se admite ningún resultado, ni positivo ni negativo. Si la fecha efectiva del cese de la actividad es el 31 de mayo, en la declaración del Impuesto sobre Sociedades no tendrás que marcar la mencionada casilla porque los primeros meses si ha tenido actividad.

Retenciones
Una vez que la sociedad ha cesado su actividad los gastos originados a partir de ese momento no son deducibles pero sigue estando obligada a retener a los profesionales que les prestan servicios. Para liquidar e ingresar estas retenciones se tienen que rellenar el Modelo 111 de retenciones y pagos a cuenta del IRPF y su resumen anual Modelo 190.

Contabilidad
La empresa, aunque esté inactiva, tiene la obligación de llevar la contabilidad, legalizar los libros de inventario, formular las cuentas anuales para su aprobación en Junta General y depositar las cuentas en el Registro Mercantil.

No depositar las cuentas puede ocasionar multas entre 1.200 y 600.000 euros atendiendo a la dimensión de la empresa.

Seguridad Social
Si eres el administrador y no realizas ninguna otra actividad económica puedes solicitar tu baja en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (R.E.T.A.) a través de la Sede Electrónica de la Seguridad Social.

Si la baja se efectúa tres días después del cese de la actividad tendrá efectos desde el primer día del mes siguiente. Si por el contario no se solicita o se hace en un plazo mayor a 3 días, el alta se mantendrá y tendrá obligación de cotizar.

Responsabilidad por deudas
Si existieran deudas con la Seguridad Social, aunque la sociedad esté inactiva, se continuará con el proceso de gestión de cobro por parte de la Seguridad Social con la posibilidad de derivación de responsabilidad a los administradores.

Ahora que conoces todos los trámites que hay que seguir para tener una sociedad inactiva, déjate asesorar por Grupo Quílez. Ya seas particular, autónomo o empresa, nuestro equipo de profesionales te prestará el mejor asesoramiento integral: asesoría contable, fiscal, laboral y también todo lo relacionado con el automóvil y el transporte.

Declaración de la renta: gastos deducibles para autónomos 

Foto obtenida de https://pixabay.com/

Los gastos de vivienda, teléfono móvil, viajes, coche particular… son algunos de los que pueden deducirse los autónomos a la hora de realizar la declaración de la renta, dependiendo de cada caso, y ajustar así su balance mensual.

Para poder desgravar estos gastos deben cumplir tres requisitos:

  1. Tienen que ser gastos relacionados con la actividad económica que realiza el trabajador por cuenta propia.
  2. Deben estar convenientemente justificados.
  3. Deben encontrarse registrados contablemente por el autónomo en su libro de gastos e inversiones.

Gasolina y gastos de vehículos
Debes aprender a diferenciar entre el IVA que puedes recuperar, de todas las compras relacionadas con el coche, y los gastos de tu vehículo que puedes desgravar según la Ley de IRPF. La Ley de IVA, en su artículo 95.2, especifica que puedes deducir entre el 100% o el 50% del IVA de los gastos relacionados con tu coche, dependiendo de la afectación del mismo a tu profesión. Por su parte, a efectos del IRPF, solo se admite íntegramente como gasto el combustible que mensualmente necesites para el desarrollo de tu actividad, cuando te dediques a transporte de viajeros, mercancías, enseñanza de conductores y agentes comerciales colegiados.

Dietas
Los trabajadores por cuenta propia podrán deducirse 26,67 euros cada día (48 euros en el extranjero) cuando no pernoctan, y 53,34 euros diarios cuando pernoctan en España (91,35 euros en el extranjero).

Seguridad Social
Todas las cotizaciones realizadas tanto por los trabajadores como por el autónomo empresario son deducibles.

Desplazamientos y gastos de viajes
Son desgravables los gastos de: billetes, transporte, hotel y comida. Aunque los gastos ocasionados durante el fin de semana suele ser más complicado que los acepten como desgravables.

Vivienda
Si trabajas en casa, lo normal es que uses una o dos habitaciones, es decir, no más de 50% de tu vivienda. Por lo tanto debes aplicar este porcentaje a la hora de deducir estos gastos.

Teléfono móvil
Para poder deducirte la factura de tu teléfono móvil, debes tener una línea telefónica específica para el desarrollo de tu actividad. Si no, Hacienda no te permitirá que incluyas la factura en este listado.

Si tienes dudas a la hora de realizar la declaración de la renta, no dudes en consultar a nuestros profesionales y confiar en la profesionalidad y experiencia de Grupo Quílez.

Nuevos delitos por los que podrían condenar a tu empresa

Los delitos penales se suelen atribuir a personas físicas porque es más sencillo asignar a un culpable. Sin embargo, la importante responsabilidad que tienen hoy en día las empresas ha propiciado que deban responder por sus actuaciones ilícitas. En primer lugar, cabe destacar que las sociedades no se enfrentan a cualquier delito, sino solo a aquellos especificados en el Codigo Penal para personas jurídicas.

A partir del pasado 13 de marzo entró en vigor la Ley Orgánica 1/2019, de 20 de febrero, que amplía el listado de delitos a más de una veintena, por lo que es recomendable establecer un plan de compliance penal que asesore en materias legales a la empresa y gestione y prevenga estas responsabilidades tanto de la entidad como de sus administradores y empleados.

Los nuevos delitos
Uno de los delitos incorporados en la última reforma es la comunicación ilícita de información privilegiada, que trata de evitar que las empresas utilicen una situación ventajosa para circunstancias ajenas al negocio y que «pone en peligro la integridad del mercado y la confianza de los inversores» según el artículo 285 bis. En este caso se han aumentado los hechos que constituyen una infracción y se ha concretado cuáles son las situaciones de acceso a información reservada. El castigo puede quintuplicar el beneficio obtenido e incluso vetar a la empresa de determinadas actividades.

Asímismo se ha reforzado la penalización del fraude financiero con la malversación, que controlará la apropiación indebida de fondos públicos o la administración de forma desleal. En la pena se han incluido los fondos de la Unión Europea y se ha rebajado la cuantía considerada como delito de 120.000 euros a 10.000 y en caso de superar los 100.000 se agravará la condena.

Otra de las medidas es endurecer la lucha contra el terrorismo, que ha ampliado las responsabilidades de la empresa. Anteriormente, ya estaba penada la financiación y la organización terrorista y se ha incluido la colaboración, la exaltación el enaltecimiento, el adoctrinamiento y la incitación al terrorismo.

Penas y multas
Las multas económicas se han endurecido considerablemente tras esta reforma, pero también puede suponer el cese de la actividad, la disolución de la sociedad o la inhabilitación, según la gravedad y reincidencia. En el caso de que el afectado sea un trabajador de servicios de inversión, una entidad de crédito, una autoridad supervisora o reguladora o una entidad rectora de mercados regulados, se considerará un agravante para aplicar la pena.

Ante el creciente empleo fraudulento de la tecnología, la ley ha endurecido las penas referentes a los delitos informáticos que incluye el uso indebido de los datos personales, el robo de datos de los sistemas de información o la destrucción de los mismos, entre otros. Una novedad es la penalización del uso de las tecnologías de la información para alterar los precios y campañas de marketing de forma engañosa.

En caso de producirse una infracción, es importante contar con un sistema de compliance que puede llegar a exonerar de toda obligación. Si deseas informarte de los requisitos legales que debe tener tu empresa para implantarlo y operar de forma segura o bien revisar las políticas para adaptarlo a la nueva reforma, no dudes en contactar con Grupo Quílez para recibir el mejor asesoramiento.

Declaración de la Renta: los cinco errores más comunes

El pasado 1 de abril comenzó la campaña de la Declaración de la Renta 2019. Este trámite administrativo, que dura hasta el 1 de julio, es uno de los mayores quebraderos de cabeza de los contribuyentes pues el desconocimiento y las prisas, a veces, nos hacen cometer errores que son tan frecuentes como evitables y que pueden tener graves consecuencias.

Los cinco errores más comunes a la hora de realizar la Declaración de la Renta son:

1. Cambios en la situación familiar. Lo primero que debes tener en cuenta para realizar la declaración de la renta son los cambios de estado civil, defunciones, divorcios o nacimientos, así como comprobar que Hacienda tiene tus datos actualizados a la hora de presentar tu declaración. Lo mismo ocurre si has tenido hijos, ya que puedes beneficiarte de las deducciones o beneficios tributarios. Recuerda que el borrador de la renta puede contener errores, por lo que debes revisarlo siempre.

2. Declaración conjunta o individual. Para tener opción de realizarla de forma conjunta, los contribuyentes deben formar parte de una unidad familiar, es decir, estar casados, tener hijos en común o ambas. Realizar la declaración de forma conjunta puede ser interesante: para los matrimonios en los que uno de los cónyuges no recibe ingresos o para las familias monoparentales, cuando los hijos no perciben rentas. Sin embargo, las parejas de hecho sin hijos no pueden optar por la tributación conjunta. En la mayoría de los casos no merece la pena realizarla de forma conjunta si los dos trabajan. En Grupo Quílez podemos asesorarte y darte la mejor opción para tu caso.

3. Hacer la declaración o no. Según la Agencia Tributaria, están obligados a declarar todos los contribuyentes personas físicas residentes en España. No tendrán que hacerlo aquellos que hayan percibido, exclusivamente, rentas procedentes de rendimientos del trabajo personal, iguales o inferiores a 22.000 euros anuales siempre y cuando procedan de un solo pagador. Tampoco cuando existan varios pagadores, no se supere la cuantía total de 12.643 € (12.000 € si el contribuyente falleció antes del 05/07/2018) y la suma del segundo y posteriores por orden de cuantía no superen en su conjunto la cantidad de 1.500 euros, o cuando los únicos rendimientos de trabajo consistan en prestaciones pasivas.

4. No incluir deducciones fiscales. Algunos de los errores más habituales que encontramos en el borrador es por ejemplo: no aplicar correctamente las deducciones por el nacimiento de un hijo durante el ejercicio fiscal o las que corresponden por la adquisición de la vivienda habitual, así como las autonómicas.

5. Planes de pensiones. A pesar de que el borrador tiene incluidas las aportaciones a planes de pensiones de acuerdo a los datos suministrados por la gestora, conviene verificarlos antes de validarlo. Y es que estas aportaciones permiten rebajar la base imponible.

Debes ser consciente de que la Agencia Tributaria no se responsabiliza de los errores, aunque el fallo estuviera en el borrador, por lo tanto, el mejor consejo que os podemos dar desde Grupo Quílez es repasar con calma la declaración de la renta y comprobar que todos los datos estén correctos. Y, si tienes dudas, consultar a nuestros profesionales y confiar en la profesionalidad y experiencia de Grupo Quílez.